Lưu ý khi thuê văn phòng cuối năm

Nhiều chủ doanh nghiệp chọn đợi qua Tết mới tìm văn phòng mới vì sợ bận rộn tổng kết, báo cáo cuối năm. Nhưng thực tế, thuê văn phòng cuối năm mới chính là lúc giá thuê có mức ưu đãi nhất. Bởi lượng khách thuê sụt giảm, các tòa nhà trống khách thường sẽ tung ra các ưu đãi để chốt sổ cuối năm. Tuy vậy, cuối năm lại là giai đoạn tiềm ẩn nhiều thách thức mà người quản lý phải cân nhắc. Bài viết này, Chothuenha.com.vn sẽ cung cấp đến các doanh nghiệp một vài lưu ý khi thuê văn phòng cuối năm để hạn chế rủi ro.

Tại sao doanh nghiệp nên thuê văn phòng vào cuối năm?

Trong kinh doanh, quy luật cung cầu sẽ là cán cân quyết định giá cả mặt bằng. Thị trường cho thuê văn phòng vào cuối năm thường có sự chững lại do tâm lý ngại thay đổi của đa số chủ doanh nghiệp. Chính vì thế đây lại là giai đoạn hoàn hảo cho những công ty đang tìm kiếm mặt bằng phù hợp để di chuyển văn phòng. Điều này tạo ra lợi thế đàm phán cho chủ doanh nghiệp.

Hơn nữa, việc ký kết hợp đồng thuê văn phòng cuối năm cũng là cách giúp doanh nghiệp dư dả thời gian chuẩn bị cho các hoạt động kinh doanh năm tới. Chủ doanh nghiệp hoàn toàn có thể tận dụng khoảng thời gian trống để hoàn thiện thi công, lắp đặt thiết bị mà không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Ưu, nhược điểm khi thuê văn phòng cuối năm

Mỗi quyết định kinh doanh đều đi kèm với mặt lợi, mặt hại riêng. Việc lựa chọn đúng thời điểm thuê văn phòng cũng không ngoại lệ.

Ưu điểm thuê văn phòng cuối năm

Lợi thế rõ ràng nhất chính là vấn đề chi phí. Tỷ lệ mặt bằng trống lúc này cao hơn mức trung bình năm, chủ nhà buộc phải có các chính sách giảm giá để thu hút khách thuê. Điều này đặc biệt có ý nghĩa với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp startup muốn tối ưu ngân sách vận hành.

Không những vậy, mọi người có thêm rất nhiều sự lựa chọn về vị trí, hình thức, loại hình không gian văn phòng cho thuê. Một số mặt bằng còn có sẵn nội thất, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể.

Nhược điểm thuê văn phòng cuối năm

Tuy nhiên, áp lực thời gian lại chính là rào cản lớn khi thuê văn phòng cuối năm. Lúc này, bộ máy nhân sự bận rộn với các báo cáo, tổng kết. Việc phải chia nguồn lực để đảm bảo thủ tục chuyển văn phòng, giám sát thi công ít nhiều sẽ ảnh hưởng đến hoạt động tổng kết kinh doanh cuối năm. Ngoài ra, việc tìm kiếm đơn vị vận chuyển, thi công nội thất vào giai đoạn cận Tết cũng khó khăn vì giá nhân công tăng cao.

Một số lưu ý khi thuê văn phòng cuối năm

Để tận dụng tối đa lợi thế và hạn chế các rủi ro khi thuê văn phòng cuối năm, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:

Đàm phán thời hạn thuê tối thiểu và chính sách tăng giá hằng năm

Đừng chỉ nhìn vào mức giá ưu đãi của văn phòng cho thuê năm đầu tiên. Bởi rất nhiều chủ nhà áp dụng mức giá rẻ thời gian đầu để “câu” khách. Sau đó lại thêm các thông tin tăng giá 10-15% sau năm đầu tiên. Hãy đàm phán giá thuê cố định ít nhất 2-3 năm đầu.

Tính toán các khoản chi phí ẩn

Giá thuê trên mét vuông chưa bao giờ là con số cuối cùng mọi người phải trả. Nhiều doanh nghiệp thiếu kinh nghiệm thường bỏ qua các khoản chi phí phụ, dẫn đến vấn đề vượt ngân sách dự kiến.

Hãy rà soát các khoản phí dịch vụ, phí làm việc ngoài giờ, phí gửi xe, phí bảo trì hệ thống điện, nước, thang máy,... Nhiều tòa nhà cho thuê văn phòng có mức giá thuê thấp nhưng chi phí phụ phát sinh lại rất nhiều. Đừng quên các khoản phí tiền đặt cọc, phí bảo hiểm tài sản trong thời gian thuê,... Hãy tổng hợp tất cả các khoản chi phí cần chi trả để có được bức tranh tài chính rõ ràng.

Thời gian bàn giao phù hợp để thi công sửa chữa sau Tết

Đây là vấn đề mà mọi người cần lưu tâm nếu quyết định ký hợp đồng thuê văn phòng vào cuối năm. Nếu nhận mặt bằng sát Tết thì bắt buộc doanh nghiệp phải mất tiền thuê cho những ngày nghỉ lễ. Nhưng nếu nhận sau Tết thì sẽ bị gián đoạn các hoạt động kinh doanh. Lý tưởng nhất là mọi người đàm phán thời gian tính tiền thuê bắt đầu sau kỳ nghỉ Tết, trong khi vẫn được nhận mặt bằng trước Tết 2-3 tuần để thi công, sửa chữa.

Đàm phán ưu đãi tháng đầu

Thay vì chỉ tập trung vào giá thuê văn phòng, mọi người hãy trao đổi các phương án ưu đãi với chủ tòa nhà. Trong đó, miễn giảm tiền thuê tháng đầu là giải pháp hợp lý và phổ biến nhất khi thuê văn phòng cuối năm.

Một số chủ tòa nhà còn sẵn sàng trang bị thêm nội thất cơ bản như bàn làm việc, ghế văn phòng nếu hợp đồng được ký dài hạn. Với các doanh nghiệp mới thành lập hay có nhu cầu mở rộng kinh doanh thì đây chính là cơ hội để mọi người giảm áp lực tài chính.

Trách nhiệm sửa chữa và quyền chấm dứt hợp đồng sớm

Trong kinh doanh, chúng ta luôn cần tính đến các kịch bản xấu nhất hoặc tốt nhất (thay đổi mô hình kinh doanh hoặc mở rộng quy mô bất ngờ). Trong hợp đồng thuê văn phòng, tốt nhất mọi người nên quy định rõ trách nhiệm sửa chữa các hư hỏng thuộc về kết cấu văn phòng.

Về quyền chấm dứt hợp đồng, đây là điều khoản mà nhiều doanh nghiệp bỏ qua. Một số hợp đồng thuê văn phòng cho phép chấm dứt trước hạn với điều kiện thông báo trước 3-6 tháng, chấp nhận mất tiền đặt cọc. Trong khi các trường hợp khác yêu cầu doanh nghiệp phải bồi thường toàn bộ giá trị còn lại của hợp đồng.

Với chủ doanh nghiệp, hãy cố gắng đấu tranh để có được điều khoản chấm dứt hợp đồng sau một khoảng thời gian nhất định mà không bị phạt. Hoặc nếu có, mức phạt phải nằm ở mức chấp nhận được. Điều này đảm bảo được các yếu tố tài chính và chiến lược vận hành của doanh nghiệp nếu có thay đổi gì xảy ra.

Kiểm tra giấy tờ pháp lý và quyền sở hữu của chủ văn phòng cho thuê

Không ít tòa nhà văn phòng cho thuê được bên thứ ba cho thuê lại mà không có các chức năng pháp lý hợp lệ. Điều này dẫn đến rủi ro doanh nghiệp có thể bị đuổi khỏi tòa nhà bất cứ lúc nào nếu có phát sinh tranh chấp giữa bên thứ ba và chủ tòa nhà.

Bạn cần chủ nhà xuất trình giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng đất hợp pháp đối với tòa nhà. Nếu bên thuê chỉ là đơn vị quản lý thì họ cần cung cấp giấy ủy quyền hợp lệ từ chủ sở hữu. Đồng thời, doanh nghiệp cần kiểm tra xem tòa nhà có đang thuộc diện thế chấp ngân hàng hay thế chấp pháp lý không.

Khảo sát thực tế cơ sở hạ tầng và môi trường xung quanh

Dù thông tin trên quảng cáo có hấp dẫn đến đâu, việc đến văn phòng cho thuê TPHCM khảo sát trực tiếp là điều không thể thiếu. Nếu được, bạn hãy ghé văn phòng vào các thời điểm khác nhau trong ngày. Đảm bảo ánh sáng, mức độ ồn, các hoạt động chung của tòa nhà sẽ không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra, hệ thống PCCC, nhà vệ sinh, sảnh đón khách cũng là bộ mặt của doanh nghiệp khi đối tác ghé thăm.

Xác minh diện tích thực tế văn phòng cho thuê so với quảng cáo

Sự chênh lệch giữa diện tích quảng cáo và diện tích sử dụng thực tế là vấn đề phổ biến trong thị trường cho thuê văn phòng. Trong diện tích quảng cáo có thể bao gồm cả hành lang, sảnh, cột, diện tích công cộng,... Mọi người chỉ nên trả tiền cho phần diện tích mà công ty thực sự đặt bàn ghế làm việc, bố trí nội thất. Để tránh bất ngờ, hãy yêu cầu đo lại diện tích trước khi đặt bút ký hợp đồng.

Lưu ý về hợp đồng thuê văn phòng

Cuối cùng, tất cả thỏa thuận đều cần được quy định rõ ràng trong hợp đồng. Trong đó, hợp đồng thuê văn phòng phải chi tiết từ giá thuê, phí dịch vụ, tỷ giá quy đổi (nếu tính tiền thuê theo USD), hiện trạng bàn giao, phương thức thanh toán,... Ghi rõ các khoản phí phát sinh sẽ do bên nào chịu trách nhiệm. Để đảm bảo an toàn, trước khi ký mọi người nên nhờ luật sư hỗ trợ rà soát lại toàn bộ nội dung để đảm bảo không vướng vào các bẫy pháp lý về sau.

Tìm văn phòng cho thuê cuối năm TPHCM với trang tin Chothuenha.com.vn

Với sự đa dạng về loại hình, vị trí, diện tích và mức giá thuê văn phòng, Chothuenha.com.vn đang dần khẳng định mình là kênh thông tin bất động sản đáng tin cậy cho những ai đang tìm kiếm không gian làm việc chuyên nghiệp tại Thành phố Hồ Chí Minh.

Dù bạn đang tìm kiếm một mặt bằng kinh doanh sầm uất, một căn nhà phố nguyên căn vừa để ở vừa làm văn phòng, hay một sàn văn phòng chuyên nghiệp tại các tòa nhà hạng sang, Chothuenha.com.vn đều có thể đáp ứng. Chúng tôi luôn cam kết thông tin đăng tải được kiểm duyệt kỹ càng, 100% giá thật, chất lượng thật. Ngoài ra, Chothuenha.com.vn còn hỗ trợ khách hàng về các vấn đề pháp lý, đồng hành từ lúc tìm kiếm mặt bằng văn phòng cho đến khi hợp đồng được ký kết.

Quyết định thuê văn phòng cuối năm là một chiến lược thông minh giúp doanh nghiệp tối ưu hóa được dòng tiền, chuẩn bị sẵn sàng cho bước ngoặt tăng trưởng trong năm mới. Tuy nhiên, việc thuê văn phòng TPHCM cuối năm đòi hỏi sự tỉnh táo trong đàm phán cùng sự cẩn trọng trong các vấn đề pháp lý. Hy vọng những thông tin Chothuenha.com.vn sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn để có những quyết định tìm kiếm không gian làm việc cuối năm thuận lợi.

Chothuenha.com.vn kênh thông tin số 1 chuyên cung cấp dịch vụ rao vặt bất động sản đặc biệt hoạt động mạnh ở lĩnh vực nhà cho thuê. Bên cạnh đó là dịch vụ tư vấn và hỗ trợ tìm nhà nhanh chóng cho khách hàng đúng với nhu cầu. 
Nếu có nhu cầu đăng tin cho thuê hay tìm thuê nhà hoặc bất cứ thắc mắc nào, có thể liên hệ ngay địa chỉ bên dưới đây để được hỗ trợ:
Thông tin liên hệ:
Địa chỉ: Lầu 2, Tòa nhà 402 Huỳnh Văn Bánh, Phường 13, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Hotline: 07 699 699 28
Website: https://chothuenha.com.vn
Email: marketing@chothuenha.com.vn

Xem thêm: Top khu vực tìm thuê văn phòng phổ biến tại TPHCM