Quy định mới về công chứng chứng thực có hiệu lực từ ngày 1/11/2025

Quy định mới về công chứng hiện chính thức có hiệu lực từ ngày 01/11/2025, mang đến nhiều thay đổi quan trọng trong các thủ tục hành chính và giao dịch pháp lý của người dân. Việc hiểu rõ các quy định mới sẽ giúp cá nhân và doanh nghiệp chủ động hơn khi chuẩn bị hồ sơ, hạn chế các sai sót cũng như đảm bảo quyền lợi trong quá trình công chứng, chứng thực. Bài viết dưới đây, Chothuenha.com.vn sẽ giúp bạn tổng hợp chi tiết về các thay đổi nổi bật và những thông tin trọng tâm cần chú ý để nắm rõ trong quy định mới về công chứng chứng thực.

Quy định mới về công chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch từ 01/11/2025

Theo khoản 12 Điều 1 thuộc Nghị định 280/2025/NĐ-CP, Chính phủ đã sửa đổi, bổ sung thêm Điều 36 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch. Từ ngày 01/11/2025, quy trình mới về công chứng được quy định cụ thể như sau:

Hồ sơ yêu cầu chứng thực:

Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình các loại giấy từ như Căn cước điện tử, Căn cước công dân, Hộ chiếu hoặc các giấy tờ tùy thân hợp pháp còn giá trị sử dụng.

Hồ sơ nộp bao gồm:

(i) Dự thảo hợp đồng, giao dịch.

(ii) Các loại giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản.

Lưu ý: Người lập di chúc trong tình huống bị đe dọa tính mạng sẽ không cần nộp loại giấy tờ này.

Hồ sơ có thể nộp trực tiếp, qua bưu chính hoặc thông qua hệ thống điện tử trực tuyến.

Các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu bao gồm là bản chính, bản sao chứng thực hoặc bản sao điện tử chứng thực. Nếu nộp trực tiếp thì người yêu cầu có thể nộp bản sao kèm bản chính để đối chiếu.

Kiểm tra, xác minh hồ sơ:

Theo quy định mới nhất về chứng thực, người thực hiện chứng thực cần có trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ. Nếu như các bên tham gia tự nguyện và đủ năng lực hành vi thì thủ tục chứng thực sẽ được tiến hành.

Ký và điểm chỉ hợp đồng:

Các bên liên quan đều phải ký trước mặt người chứng thực.

Riêng với người đại diện của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký mẫu chữ ký thì có thể ký trước. Tuy nhiên đối với người chứng thực phải đối chiếu chữ ký mẫu trước khi xác nhận.

Nếu người yêu cầu chứng thực không ký được có thể điểm chỉ. Trong trường hợp không thể ký hoặc điểm chỉ cần có 02 người làm chứng có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và không được liên quan đến giao dịch.

Lời chứng thực và hình thức văn bản:

Người chứng thực cần ghi lời chứng đúng mẫu, ký tên, ghi rõ họ tên, đóng dấu cơ quan và có ghi sổ chứng thực.

Hợp đồng từ 02 trang trở lên cần phải được đánh số trang, có chữ ký của các bên và người chứng thực, lời chứng được ghi ở trang cuối.

Nếu hợp đồng có từ 02 tờ trở lên, phải đóng dấu giáp lai nhằm đảm bảo tính toàn vẹn của hồ sơ.

Phiên dịch trong chứng thực:

Đối với trường hợp phải phiên dịch thì người phiên dịch cần có trách nhiệm dịch đầy đủ và chính xác nội dung của bản hợp đồng, giao dịch, nội dung lời chứng cho người yêu cầu chứng thực và phải ký vào từng trang hợp đồng với tư cách là người phiên dịch.

Hiệu lực của Nghị định, quy định mới về công chứng bắt đầu từ ngày 01/11/2025.

Quy định mới về công chứng đối với thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch

Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch được quy định rõ tại Điều 37 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, cụ thể:

Thời hạn chứng thực hợp đồng, các giao dịch không quá 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc có thể kéo dài tùy theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

Mở rộng phạm vi đối tượng được phép thực hiện chứng thực từ ngày 1/11/2025

Theo Nghị định số 280/2025/NĐ-CP do Chính phủ ban hành mới nhất ngày 27/10/2025, điểm mới trong hoạt động chứng thực đáng chú ý là việc mở rộng các đối tượng được phép thực hiện chứng thực.

Cụ thể, người có thẩm quyền được chứng thực bao gồm: Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã (xã, phường, thị trấn hoặc đặc khu), người được ủy quyền hoặc phân công thực hiện các nhiệm vụ chứng thực theo quy định, công chứng viên tại Phòng công chứng, các văn phòng công chứng cùng viên chức ngoại giao, các viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao hoặc các cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài.

Hướng dẫn thực hiện chứng thực theo quy định mới về công chứng

Chuẩn bị hồ sơ

- Đối với quy định mới về công chứng chứng thực cần xuất trình giấy tờ tùy thân: căn cước điện tử, hộ chiếu, các loại giấy tờ đi lại quốc tế còn hiệu lực.

- Nếu giao dịch liên quan tài sản: cần quyền sở hữu, quyền sử dụng đất, nhà ở.

- Dự thảo hợp đồng hoặc giao dịch (nếu có).

- Nếu sử dụng VNeID, kiểm tra các thông tin đã được tích hợp (nếu có) thì không cần xuất trình bản chính/bản sao.

- Thực hiện tại các cơ quan có thẩm quyền

- Chọn địa điểm đúng: Chọn UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng theo quy định.

- Người thực hiện chứng thực kiểm tra: cần có năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc điểm chỉ của người yêu cầu.

- Hợp đồng hoặc giao dịch nhiều trang cần đánh số, ký, đóng dấu giáp lai nếu có nhiều tờ.

Nhận kết quả và lưu hồ sơ

- Kết quả trả: Trả trực tiếp qua bưu chính hoặc nộp/nhận kết quả trực tuyến nếu đã đăng ký.

- Lưu giữ bản chứng thực: Gồm dấu, chữ ký, số trang, lời chứng.

- Trường hợp hồ sơ không hợp lệ: Người yêu cầu phải được giải thích rõ và được quyền khiếu nại.

Các trường hợp đặc biệt cần lưu ý

- Theo quy định mới về công chứng, khi người không thể ký hoặc điểm chỉ cần, họ cần có ít nhất 2 người làm chứng không có quyền lợi liên quan giao dịch.

- Người phiên dịch cần có phiên dịch giấy tờ từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc ngược lại, người phiên dịch phải chịu trách nhiệm dịch chính xác cũng như ký xác nhận.

Quy định mới về công chứng mang lại lợi ích gì cho người dân?

Những thay đổi của quy định mới về công chứng mang đến lợi ích thiết thực cho người dân, giúp tinh giảm thủ tục hành chính, việc xử lý thông tin trở nên nhanh chóng, tiện lợi và minh bạch hơn như:

Giúp tiết kiệm thời gian và chi phí

Nhờ việc không ràng buộc địa bàn cư trú cũng như bỏ điều kiện xuất trình bản chính nếu đã tích hợp VNeID, hiện nay người dân có thể thực hiện thủ tục thuận tiện hơn như nơi làm việc hoặc hiện ở, thay vì phải về nơi mình đăng ký hộ khẩu. Điều này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức với những người làm ăn xa quê và những người sống tại đô thị.

Hỗ trợ chuyển đổi số và tinh giảm thủ tục hành chính

Quy định mới về công chứng cho phép mọi người nộp hồ sơ trực tuyến, khai thác dữ liệu từ VNeID và các cơ sở dữ liệu quốc gia. Đây là bước đi quan trọng trong quá trình hiện đại hóa thủ tục hành chính. Người dân không cần phải mang nhiều bản giấy, sao chứng thực nhiều lần, các thủ tục rắc rối như trước.

Tăng minh bạch và bảo đảm quyền của người tham gia giao dịch

Quy quy định về công chứng chứng thực mới nhất nêu rõ hơn về việc người thực hiện chứng thực phải kiểm tra năng lực hành vi và ý chí tự nguyện, chữ ký/ điểm chỉ, lời chứng theo mẫu, số trang, đóng dấu giáp lai… nhằm tăng độ tin cậy của mẫu chứng thực và giảm tối đa rủi ro tranh chấp về sau.

Mở rộng khả năng thực hiện chứng thực cho nhiều loại giao dịch

Nhiều giao dịch như chứng thực di chúc, ủy quyền đất, phân chia di sản… trước đây chỉ theo quy định được thực hiện tại nơi cư trú hoặc phụ thuộc nhiều vào cấp có thẩm quyền cao hơn. Hiện nay quy định mới về công chứng chứng thực đã mở rộng phạm vi, cho phép UBND cấp xã thực hiện nhiều loại chứng thực hơn.

Một vài câu hỏi thường gặp trong quy định mới về công chứng

Để giúp các bạn hiểu rõ hơn và áp dụng chính xác các điểm mới trong quy định, Chothuenha.com.vn đã tổng hợp một vài câu hỏi thường gặp trong quy định mới về công chứng hiện nay:

Nếu đang sống ở TP Hồ Chí Minh nhưng cần chứng thực bản sao thì có phải quay về quê (tỉnh khác)?

Với trường hợp “chứng thực bản sao từ bản chính” – theo Nghị định 280/2025 thì việc chứng thực không phụ thuộc nơi cư trú của người yêu cầu. Người dân có thể đến bất kỳ UBND cấp xã/phường nào có thẩm quyền để thực hiện chứng thực.

Các doanh nghiệp muốn thực hiện ủy quyền cho khách thuê hoặc thay đổi nơi chứng thực có bị ảnh hưởng không?

Nếu là văn bản ủy quyền liên quan tới quyền sử dụng đất/nhà ở thì các bạn có thể chứng thực ở bất kỳ đâu nếu thuộc diện “không phụ thuộc nơi cư trú”.

Nếu đã có giấy tờ trên VNeID, khi đến chứng thực có cần mang bản chính hay không?

Nếu giấy tờ của bạn đã được tích hợp trên VNeID hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia và đã xuất trình thông tin tương ứng, thì người thực hiện chứng thực không có quyền yêu cầu bạn xuất trình bản chính.

Giao dịch quyền sử dụng đất phải chứng thực ở nơi đâu?

Mọi giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất theo quy định mới được chứng thực tại UBND cấp xã nơi có đất, trừ những trường hợp miễn nơi cư trú như đã quy định.

Nếu làm chứng thực trước ngày 1/11/2025 có phải thực hiện lại theo quy định mới?

Hiện tại không bắt buộc thực hiện lại nếu đã thực hiện đúng theo quy định trước đó. Nghị định có điều khoản: Sổ chứng thực lập trước 1/11/2025 vẫn sử dụng đến hết 31/12/2025.

Quy định mới về công chứng chứng thực không chỉ giúp hệ thống hóa thủ tục pháp lý mà còn mang tới sự minh bạch, thống nhất và an toàn hơn trong các giao dịch dân sự. Việc cập nhật và áp dụng đúng các thay đổi này sẽ giúp người dân chủ động hơn khi thực hiện thủ tục chứng thực giấy tờ, ký kết hợp đồng hoặc giao dịch liên quan đến tài sản. Trong bối cảnh nhu cầu thuê nhà, thuê mặt bằng kinh doanh cũng như giao dịch bất động sản ngày càng tăng, việc hiểu rõ quy định mới là yếu tố quan trọng giúp bạn hạn chế rủi ro và tiết kiệm thời gian tối đa.

Để cập nhật thêm thông tin mới nhất về thị trường cho thuê nhà, thuê văn phòng, thuê mặt bằng uy tín với giá tốt, chất lượng, các bạn có thể truy cập ngay Chothuenha.com.vn, chúng tôi tự hào sở hữu :

- Danh sách tin đăng cho thuê mặt bằng, nhà ở, văn phòng giá tốt, uy tín.

- Website cung cấp thông tin chính xác, nhanh chóng, cập nhật liên tục về thị trường cho thuê, các thủ tục pháp lý, kinh nghiệm tìm thuê nhà nguyên căn, mặt bằng và quản lý tài sản.

- Giúp bạn đưa ra quyết định thuê và cho thuê hiệu quả, an toàn, tối ưu chi phí.

Chothuenha.com.vn kênh thông tin số 1 chuyên cung cấp dịch vụ rao vặt bất động sản đặc biệt hoạt động mạnh ở lĩnh vực nhà cho thuê. Bên cạnh đó là dịch vụ tư vấn và hỗ trợ tìm nhà nhanh chóng cho khách hàng đúng với nhu cầu. 
Nếu có nhu cầu đăng tin cho thuê hay tìm thuê nhà hoặc bất cứ thắc mắc nào, có thể liên hệ ngay địa chỉ bên dưới đây để được hỗ trợ:
Thông tin liên hệ:
Địa chỉ: Lầu 2, Tòa nhà 402 Huỳnh Văn Bánh, Phường 13, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Hotline: 07 699 699 28
Website: https://chothuenha.com.vn
Email: [email protected]

Xem thêm: Hướng dẫn quy trình thực hiện công chứng điện tử

Kim Yên