Hướng dẫn quy trình thực hiện công chứng điện tử

Công chứng điện tử đang dần trở thành xu hướng mới trong quy trình xử lý các thủ tục pháp lý tại Việt Nam. Với ưu điểm nhanh gọn, tiện lợi và đảm bảo an toàn thì hình thức này ngày càng được nhiều cá nhân và doanh nghiệp tin dùng để chứng thực hợp đồng, giấy tờ mua bán, thuê nhà đất hay các văn bản ủy quyền. Vậy công chứng điện tử là gì, có dễ sử dụng và có thực sự an toàn hay không? Dưới đây Chothuenha.com.vn sẽ giúp bạn giải đáp chi tiết về công chứng điện tử. Mời các bạn theo dõi.

Công chứng điện tử là gì?

Công chứng điện tử hay còn gọi là công chứng trực tuyến, là một hình thức xác nhận các loại giấy tờ, tài liệu thông qua hệ thống trên điện tử. Thay vì việc in giấy rồi ký tay, công chứng điện tử sẽ dùng chữ ký số và mã hóa nhằm xác nhận tính chính xác của tài liệu. Tài liệu sẽ được lưu trữ và bảo mật trên hệ thống điện tử, có thể truy cập bất cứ lúc nào cực kỳ tiện lợi.

Những thông tin cần biết khi thực hiện công chứng điện tử

Để công chứng điện tử đúng pháp luật và hiệu quả thì cần có sự tham gia của các cơ quan chức năng có thẩm quyền và phải đảm bảo đầy đủ các điều kiện kỹ thuật cũng như pháp lý.

Những cơ quan được thực hiện công chứng điện tử

Công chứng điện tử ở đâu? Ở Việt Nam, công chứng điện tử được sẽ thực hiện bởi cả cơ quan nhà nước và doanh nghiệp công nghệ. Cụ thể:

- Cục Công chứng & Chứng thực điện tử (Bộ Tư pháp): Đây chính là đơn vị quản lý và giám sát hoạt động chứng thực điện tử dịch vụ công của nhà nước. Cục sẽ chịu trách nhiệm xây dựng hệ thống, đảm bảo mọi quy trình diễn ra an toàn và đúng pháp luật.

- Văn phòng công chứng: Thường những cơ quan công chứng hiện nay cũng cung cấp dịch vụ công chứng điện tử. Các công chứng viên sẽ sử dụng phần mềm chuyên dụng để hỗ trợ khách hàng chứng thực nhanh nhất.

Điều kiện cần để cung cấp dịch vụ công chứng điện tử

Điều 63 Luật Công chứng 2024 có quy định về điều kiện cung cấp dịch vụ công chứng điện tử như sau:

Đối với công chứng viên:

- Có tài khoản để thực hiện công việc công chứng điện tử;

- Có chữ ký số và phải sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về các giao dịch điện tử.

Đối với các tổ chức hành nghề công chứng:

- Có tài khoản để thực hiện việc công chứng điện tử;

- Có chữ ký số riêng và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật hiện hành về giao dịch điện tử;

- Có đầy đủ trang thiết bị kỹ thuật để thực hiện công chứng điện tử;

Chi phí công chứng điện tử

Thường chi phí công chứng điện tử hiện nay sẽ được tính như sau:

- Hai trang đầu: Giá 2.000 VNĐ/trang

- Từ trang thứ 3 trở đi: Tính 1.000 VNĐ/trang và tối đa không quá 200.000 VNĐ/bản chứng thực

Lưu ý: Trang tính thu phí sẽ căn cứ theo số trang của bản gốc.

Các dịch vụ công chứng điện tử

Dưới đây là một vài dịch vụ công chứng điện tử đang được triển khai giúp cho người dân và doanh nghiệp thuận tiện hơn trong các thủ tục pháp lý:

- Công chứng hợp đồng, giao dịch dân sự (mua bán, cho thuê, thế chấp tài sản...)

- Công chứng ủy quyền điện tử

- Công chứng di chúc, thỏa thuận tài sản

- Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính

- Chứng thực chữ ký số, xác thực tài liệu online

- Công chứng hợp đồng điện tử

- Công chứng sổ hộ khẩu điện tử

- Công chứng các loại hợp đồng dân sự và thương mại khác

- Công chứng điện tử có giá trị bao lâu

Công chứng điện tử có thời hạn bao lâu? Hiện tại công chứng điện tử có giá trị pháp lý tương đương như công chứng truyền thống. Thời gian có hiệu lực của công chứng điện tử cũng không có giới hạn cụ thể, miễn là tài liệu không bị sửa đổi hay vi phạm các điều kiện về pháp lý. Tuy nhiên nếu liên quan tới các giao dịch cụ thể (như hợp đồng mua bán, ủy quyền) thì giá trị của công chứng điện tử sẽ phụ thuộc vào thời gian hiệu lực của hợp đồng hay thỏa thuận trong giao dịch đó.

Những lợi ích khi công chứng điện tử

Không chỉ là sự thay đổi về hình thức mà công chứng điện tử còn mang tới hàng loạt lợi ích thiết thực cho cá nhân và tổ chức như:

- Tiết kiệm thời gian đi lại: Không cần phải chen chúc, xếp hàng chờ đợi tại văn phòng công chứng, với công chứng điện tử bạn có thể làm thực hiện chứng thực ngay tại nhà hoặc bất cứ nơi đâu chỉ cần có Internet, nhận kết quả ngay chỉ với vài thao tác đơn giản gửi tài liệu online.

- Độ an toàn và tính bảo mật cao: Thông tin được bảo vệ an toàn và tránh mọi rủi ro chỉnh sửa hoặc sao chép trái phép bởi công chứng điện tử sẽ sử dụng chữ ký số và công nghệ mã hóa để bảo mật tài liệu.

- Giảm chi phí: Khi công chứng điện tử bạn không tốn các chi phí đi lại, in ấn hay gửi tài liệu giấy. Nhờ đó mà tổng chi phí thực hiện thủ tục công chứng sẽ giảm đi đáng kể.

- Thân thiện với môi trường: Ít dùng giấy tờ, ít in ấn hơn đồng nghĩa với việc giảm rác thải và tiết kiệm tài nguyên tốt hơn. Hình thức công chứng điện tử góp phần bảo vệ môi trường hiệu quả hơn.

- Dễ quản lý và tích hợp: Tài liệu sẽ được lưu trữ trên hệ thống điện tử an toàn, dễ dàng tra cứu, chia sẻ và đồng bộ với những phần mềm khác như phần mềm quản lý văn phòng hay doanh nghiệp cực kỳ tiện.

Hướng dẫn các thủ tục chứng thực điện tử trên Cổng DVC quốc gia (Dịch vụ công quốc gia)

Người dân có thể thực hiện chứng thực điện tử trực tuyến nhanh chóng qua Cổng dịch vụ công quốc gia tại địa chỉ:

Truy cập: https://dichvucong.gov.vn.

Dưới đây là các bước hướng dẫn công chứng điện tử:

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản trên Cổng DVC quốc gia. Nếu bạn chưa có tài khoản, nhấn chọn “Đăng ký tài khoản” sau đó chọn “Dịch vụ công trực tuyến”.

Bước 2: Tại giao diện chính, nhấn tìm mục “Dịch vụ công nổi bật” bên phải màn hình rồi nhấn “Xem tất cả”.

Bước 3: Chọn dịch vụ chứng thực phù hợp với nhu cầu (chứng thực chữ ký, tài liệu, hay hợp đồng...).

Bước 4: Điền mọi thông tin theo hướng dẫn, tải lên hồ sơ cần chứng thực. Chọn cơ quan Tư pháp để xử lý yêu cầu, cuối cùng nhấn “Đồng ý”.

Bước 5: Hệ thống sẽ gửi yêu cầu chọn ngày, giờ hẹn xác nhận. Bạn cần điền đầy đủ thông tin rồi nhấn “Đặt lịch hẹn”.

Bước 6: Sau khi hoàn tất thủ tục công chứng điện tử, cơ quan Tư pháp sẽ gửi kết quả chứng thực điện tử về tài khoản DVC của bạn. Nếu bạn chưa có tài khoản thì kết quả sẽ được gửi qua email đã đăng ký.

Đối với trường hợp chưa có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia, kết quả chứng thực sẽ được Cơ quan tư pháp gửi về địa chỉ thư điện tử do cá nhân, tổ chức cung cấp.

Cách tra cứu công chứng điện tử nhanh chóng

Để tra cứu công chứng điện tử, bạn làm theo các bước đơn giản sau:

- Truy cập vào Cổng dịch vụ công quốc gia: Tới website https://dichvucong.gov.vn.

- Đăng nhập tài khoản: Sử dụng tài khoản đã đăng ký từ trước để đăng nhập vào Cổng DVC.

- Tìm mục "Tra cứu kết quả công chứng điện tử": Chọn mục này trên giao diện chính của website.

- Nhập thông tin cần tra cứu: Nhập mã số công chứng hoặc những thông tin liên quan để tra cứu kết quả.

- Xem kết quả: Kết quả công chứng điện tử sẽ được hiển thị trên màn hình, bạn có thể tải về hoặc sử dụng trong các giao dịch liên quan.

Công chứng điện tử ở đâu tại TPHCM

Hiện nay tại TP.HCM dịch vụ công chứng điện tử được một số Văn phòng công chứng, các Tổ chức hành nghề công chứng đã được Sở Tư pháp TP.HCM cấp phép và triển khai theo quy định. Dưới đây là những địa chỉ uy tín bạn có thể thực hiện công chứng điện tử tại TPHCM:

Văn phòng Công chứng Nguyễn Huệ

Địa chỉ: 185 Nguyễn Thị Minh Khai, phường Phạm Ngũ Lão, Quận 1, TP.HCM

Điện thoại: 028 3925 0676

Văn phòng Công chứng Lê Văn Tám

Địa chỉ: 183B Nguyễn Hữu Cảnh, phường 19, Quận Bình Thạnh

Điện thoại: 028 3514 5111

Văn phòng Công chứng Trung Tâm

Địa chỉ: 47 Trần Quang Diệu, phường 12, Quận 3, TP.HCM

Điện thoại: 028 3931 3434

Văn phòng Công chứng Phú Nhuận

Địa chỉ: 129 Phan Đăng Lưu, phường 7 Quận Phú Nhuận

Điện thoại: 028 3844 8113

Kết luận

Công chứng điện tử được xem là bước tiến quan trọng giúp người dùng đơn giản hóa các thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian và chi phí nhưng vẫn đảm bảo giá trị về pháp lý. Trong tương lai gần, những thủ tục online này chắc chắn sẽ trở thành xu hướng trong các giao dịch hiện đại. Hy vọng với những thông tin hữu ích mà Chothuenha.com.vn chia sẻ ở trên sẽ giúp các bạn có cái nhìn tổng quan hơn về công chứng điện tử cũng như có thể áp dụng hiệu quả khi cần thiết.

Chothuenha.com.vn kênh thông tin số 1 chuyên cung cấp dịch vụ rao vặt bất động sản đặc biệt hoạt động mạnh ở lĩnh vực nhà cho thuê. Bên cạnh đó là dịch vụ tư vấn và hỗ trợ tìm nhà nhanh chóng cho khách hàng đúng với nhu cầu. 
Nếu có nhu cầu đăng tin cho thuê hay tìm thuê nhà hoặc bất cứ thắc mắc nào, có thể liên hệ ngay địa chỉ bên dưới đây để được hỗ trợ:
Thông tin liên hệ:
Địa chỉ: Lầu 2, Tòa nhà 402 Huỳnh Văn Bánh, Phường 13, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Hotline: 07 699 699 28
Website: https://chothuenha.com.vn
Email: marketing@chothuenha.com.vn

Xem thêm: Quy định về thuế cho thuê nhà theo pháp luật 2024

Kim Yên