Quy định và cách hạch toán chi phí thuê văn phòng

Thị trường cho thuê văn phòng năm 2025 đang chứng kiến nhiều thay đổi bởi xu hướng làm việc linh hoạt sau đại dịch cùng với sự lên ngôi của những mô hình văn phòng hiện đại. Vì vậy việc nắm bắt thông tin thị trường sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác hơn. Trong bài viết này, Chothuenha.com.vn sẽ cập nhật chi tiết về chi phí thuê văn phòng mới nhất năm 2025, giúp các doanh nghiệp có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và phù hợp với những chiến lược phát triển sắp tới.

Chi phí thuê văn phòng là gì?

Chi phí thuê văn phòng là tổng các khoản chi mà doanh nghiệp cần bỏ ra để sử dụng không gian làm việc trong các tòa nhà văn phòng, các địa điểm được phép kinh doanh. Vậy, chi phí văn phòng gồm những gì? Mức chi phí này không chỉ gồm tiền thuê mặt bằng mà còn nhiều dịch vụ đi kèm như: Phí quản lý, bảo trì, điện, nước, vệ sinh, internet và những tiện ích khác tùy theo loại hình văn phòng.

Các loại chi phí thuê văn phòng phổ biến hiện nay

Việc hiểu rõ những loại chi phí khi thuê văn phòng sẽ giúp các doanh nghiệp chủ động hơn trong việc lập kế hoạch ngân sách và tránh những khoản phát sinh ngoài dự kiến. Dưới đây là những chi phí thuê văn phòng phổ biến hiện nay:

Chi phí cố định hàng tháng

Tiền thuê văn phòng là chi phí gì? Đây là những khoản chi trả bắt buộc và mang tính ổn định trong suốt thời gian thuê văn phòng:

- Tiền thuê văn phòng: Được tính theo diện tích, đơn giá có thể thay đổi tùy theo hạng tòa nhà (A, B, C) và vị trí địa lý của tòa.

- Phí dịch vụ (PDV): Bao gồm các khoản chi cho quản lý, vệ sinh, bảo trì hệ thống chung…vv thường tính theo m²/tháng.

- Thuế GTGT (VAT): Áp dụng 10% trên tổng số tiền thuê + phí dịch vụ theo quy định của thuế hiện hành.

Các chi phí biến đổi

Phát sinh tùy vào hoạt động và mức độ sử dụng không gian của doanh nghiệp gồm:

- Chi phí điện nước thuê văn phòng: Thường không nằm trong phí dịch vụ và được tính riêng dựa trên công tơ phụ hoặc theo đơn giá do tòa nhà quy định.

- Phí gửi xe: Tính theo số lượng xe máy hoặc ô tô mà các nhân viên đăng ký gửi tại tòa nhà.

- Phí làm ngoài giờ: Thường một số tòa nhà sẽ tính thêm phí nếu doanh nghiệp làm việc ngoài giờ hành chính hoặc vào cuối tuần.

Những chi phí phát sinh một lần

Một vài chi phí thường phát sinh ở đầu hoặc cuối hợp đồng thuê, nếu không tính trước có thể ảnh hưởng tới ngân sách:

- Chi phí thiết kế và thi công nội thất văn phòng: Bao gồm việc lên ý tưởng, hoàn thiện không gian. Dù không thuộc chi phí thuê văn phòng chính thức nhưng vẫn ảnh hưởng tới khoản ngân sách.

- Chi phí hoàn trả mặt bằng: Khi kết thúc hợp đồng, các doanh nghiệp có thể sẽ phải khôi phục lại hiện trạng ban đầu của văn phòng theo yêu cầu hoặc có thể không (tùy vào việc thỏa thuận trước khi ký hợp đồng giữa bên thuê và cho thuê).

- Phí bảo hiểm văn phòng: Một số tòa nhà sẽ yêu cầu bên thuê mua bảo hiểm tài sản hoặc cháy nổ cho khu vực thuê nhằm đảm bảo an toàn trong thời gian sử dụng.

Chi phí ảnh hưởng từ điều khoản hợp đồng

Một số khoản chi phí thường bị bỏ sót nếu không được tư vấn kỹ càng từ đầu như:

- Cách tính diện tích: Dựa vào các tính diện tích theo tim tường hay thông thủy sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến số tiền bạn phải trả.

- Điều chỉnh giá theo CPI: Nhiều hợp đồng có quy định tăng giá thuê hằng năm theo chỉ số lạm phát (CPI), khiến chi phí tăng theo thời gian.

- Tỷ giá ngoại tệ: Nếu hợp đồng tính bằng USD nhưng thanh toán bằng VND, việc tỷ giá thay đổi có thể làm phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến.

Quy định cụ thể về chi phí thuê văn phòng hợp lệ

Việc nắm rõ quy định về chi phí thuê văn phòng không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn hỗ trợ tối ưu hiệu quả tài chính. Những khoản phí cho thuê văn phòng cụ thể:

Hợp đồng thuê văn phòng

Để chi phí thuê văn phòng được tính là hợp lý, các doanh nghiệp cần có hợp đồng thuê hợp pháp. Hợp đồng này phải được lập bằng văn bản và có chữ ký của cả bên thuê và bên cho thuê. Với trường hợp doanh nghiệp thuê văn phòng từ cá nhân thì hợp đồng thuê phải có sự công chứng để đảm bảo tính pháp lý.

Hóa đơn chứng từ đầy đủ

Hóa đơn chính là giấy tờ quan trọng giúp doanh nghiệp chứng thực các khoản chi phí thuê văn phòng. Để đảm bảo hợp lệ về mặt pháp lý thì mọi khoản chi phí thuê văn phòng công ty đều cần có hóa đơn hợp pháp.

Nếu thuê văn phòng từ tổ chức hoặc các công ty, bên cho thuê cần phải xuất hóa đơn VAT cho doanh nghiệp.

Nếu thuê từ cá nhân và người đó không thể xuất hóa đơn thì doanh nghiệp có thể chủ động khai và nộp thuế thay. Trong trường hợp này thường doanh nghiệp sẽ phải thực hiện nghĩa vụ khai và nộp cả thuế thu nhập cá nhân và thuế giá trị gia tăng cho chủ cho thuê.

Quy định đối với chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu

Theo quy định cho thuê văn phòng theo thuế, nếu các cá nhân cho thuê văn phòng có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm thì họ không cần phải nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân. Tuy nhiên phía doanh nghiệp vẫn phải lập hợp đồng thuê và có thể kê khai khoản chi phí này như một chi phí hợp lý trong hoạt động kinh doanh.

Quy định về thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Nếu chọn thuê văn phòng từ cá nhân có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm sẽ phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo quy định về chi phí thuê văn phòng. Doanh nghiệp có thể kê khai và nộp thuế thay cho cá nhân theo các bước như sau:

- Kê khai hợp đồng thuê văn phòng cho cơ quan thuế.

- Tính thuế GTGT (5%) & TNCN (5%) trên tổng số tiền thuê.

- Nộp thuế thay cho cá nhân rồi lấy hóa đơn hợp pháp từ cơ quan thuế.

Quy định về chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn

Trong một vài trường hợp doanh nghiệp gặp khó khăn khi nhận hóa đơn khi thuê văn phòng từ cá nhân hay các đơn vị không cung cấp hóa đơn. Tuy nhiên, để chi phí thuê văn phòng được tính vào khoản chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

- Lập hợp đồng thuê văn phòng với đầy đủ thông tin cần thiết và yêu cầu bên cho thuê cung cấp hóa đơn hợp pháp.

- Nếu bên cho thuê là cá nhân và không thể xuất hóa đơn thì doanh nghiệp cần khai thuế và nộp thuế thay cho cá nhân để nhận hóa đơn từ cơ quan thuế.

- Đảm bảo các khoản chi phí thuê được ghi nhận chính xác trong sổ sách kế toán của doanh nghiệp.

Hạch toán chi phí thuê văn phòng theo quy định

Chi phí thuê văn phòng hạch toán như thế nào? Khi doanh nghiệp đã thực hiện đúng quy định pháp luật thì có thể đưa chi phí thuê văn phòng vào sổ sách kế toán để tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp. Cụ thể:

Chi phí này sẽ được hạch toán vào tài khoản 642: Đây là tài khoản dùng để ghi nhận những khoản chi cho hoạt động quản lý doanh nghiệp như tiền thuê văn phòng, điện nước và những chi phí khác liên quan đến khâu vận hành văn phòng.

Khi thanh toán chi phí thuê văn phòng, doanh nghiệp phải thực hiện các bút toán sau:

Thanh toán tiền thuê văn phòng:

- Nợ TK 642 (chi phí quản lý doanh nghiệp)

- Có TK 111 (tiền mặt) hoặc là TK 112 (tiền gửi ngân hàng)

Hạch toán thuế giá trị gia tăng (nếu có):

- Nợ TK 133 (thuế GTGT được khấu trừ)

- Có TK 111 hoặc là TK 112 (tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng)

Khi nộp thuế thu nhập cá nhân và thuế GTGT cho cá nhân theo quy định về cho thuê văn phòng:

- Nợ TK 642 (chi phí quản lý doanh nghiệp)

- Có TK 3335 (thuế TNCN)

- Có TK 3331 (thuế GTGT phải nộp)

Bí quyết tối ưu chi phí thuê văn phòng hiệu quả cho doanh nghiệp

Không cần cắt giảm chất lượng nhưng doanh nghiệp vẫn có thể tiết kiệm chi phí thuê văn phòng nếu như áp dụng linh hoạt những bí quyết dưới đây:

- Lựa chọn vị trí hợp lý: Các doanh nghiệp nên tiên chọn những điểm gần trục giao thông chính hoặc các phương tiện công cộng để giảm chi phí di chuyển cho nhân viên.

- Thuê không gian linh hoạt: Thuê văn phòng chia sẻ hoặc các không gian linh hoạt là giải pháp lý tưởng giúp tiết kiệm chi phí thuê dài hạn.

- Tối ưu diện tích sử dụng: Lựa chọn các thiết kế mở, nội thất tối giản nhằm giúp tận dụng tối đa không gian làm việc và cắt giảm chi phí vận hành.

- Tiết kiệm năng lượng: Ưu tiên những thiết bị tiết kiệm điện như đèn LED, máy lạnh inverter để giảm hóa tiền điện hàng tháng.

- Chia sẻ chi phí vận hành: Hợp tác cùng những doanh nghiệp khác trong tòa để thuê mặt bằng chung, chia sẻ các tiện ích và giảm gánh nặng tài chính.

Chothuenha.com.vn – Đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc tìm thuê văn phòng chất lượng

Với vai trò là nền tảng kết nối chủ nhà và khách thuê đáng tin cậy, Chothuenha.com.vn sẽ là giải pháp tìm thuê văn phòng toàn diện giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm được không gian làm việc lý tưởng nhất. Đồng thời tối ưu hóa các chi phí thuê thông qua những giải pháp tiện lợi, minh bạch và tiết kiệm cho khách hàng. Nếu lựa chọn Chothuenha.com.vn làm đối tác đồng hành, các bạn sẽ được hỗ trợ tận tâm gồm:

- Tư vấn miễn phí, minh bạch giúp bạn lựa chọn văn phòng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

- Cung cấp mọi thông tin chi tiết về các khu vực, mức giá, tiện ích và những yếu tố khác giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định tốt nhất.

- Hỗ trợ đàm phán giá cả và các điều khoản hợp đồng thuê văn phòng, đảm bảo lợi ích tốt nhất cho khách hàng.

- Cung cấp những dịch vụ đi kèm như thẩm định và kiểm tra pháp lý của bất động sản cho thuê, bạn hoàn toàn có thể yên tâm về tính minh bạch và hợp pháp.

- Cập nhật thường xuyên về thông tin thuê văn phòng mới, giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm không gian làm việc phù hợp theo từng giai đoạn phát triển.

Chothuenha.com.vn sẽ giúp bạn giải bài toán chọn thuê văn phòng hiệu quả, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Với những cập nhật mới nhất về chi phí thuê văn phòng năm 2025, Chothuenha.com.vn mong rằng những thông tin trên sẽ là nguồn tham khảo hữu ích giúp các doanh nghiệp đánh giá toàn diện hơn về thị trường. Lựa chọn không gian làm việc phù hợp nhằm đưa ra những chiến lược thuê hiệu quả để tiết kiệm ngân sách và nâng cao hiệu suất vận hành. Đừng quên theo dõi chúng mình để không bỏ lỡ thông tin hữu ích về thị trường cho thuê bất động sản trong thời gian tới.

Chothuenha.com.vn kênh thông tin số 1 chuyên cung cấp dịch vụ rao vặt bất động sản đặc biệt hoạt động mạnh ở lĩnh vực nhà cho thuê. Bên cạnh đó là dịch vụ tư vấn và hỗ trợ tìm nhà nhanh chóng cho khách hàng đúng với nhu cầu. 
Nếu có nhu cầu đăng tin cho thuê hay tìm thuê nhà hoặc bất cứ thắc mắc nào, có thể liên hệ ngay địa chỉ bên dưới đây để được hỗ trợ:
Thông tin liên hệ:
Địa chỉ: Lầu 2, Tòa nhà 402 Huỳnh Văn Bánh, Phường 13, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Hotline: 07 699 699 28
Website: https://chothuenha.com.vn
Email: marketing@chothuenha.com.vn

Xem thêm: Lưu ý các quy định về cho thuê văn phòng theo pháp luật

Kim Yên