Lưu ý các quy định về cho thuê văn phòng theo pháp luật

Trong bối cảnh kinh doanh phát triển mạnh mẽ, nhu cầu tìm thuê văn phòng cũng ngày càng tăng cao. Tuy nhiên, việc cho thuê và thuê văn phòng hiện nay không chỉ là những thỏa thuận về giá cả hay diện tích mà còn liên quan tới quy định pháp lý hiện hành. Nắm vững quy định về cho thuê văn phòng giúp bảo vệ quyền lợi của cả bên cho thuê và bên thuê nhằm hạn chế tối đa các tranh chấp. Bài viết dưới đây Chothuenha.com.vn sẽ tổng hợp những quy định quan trọng và cập nhật mới nhất liên quan đến những lưu ý các quy định về cho thuê văn phòng để bạn tham khảo.

Kinh doanh cho thuê văn phòng là gì?

Kinh doanh cho thuê văn phòng hay (coworking space) là một hình thức kinh doanh bất động sản phổ biến hiện nay. Chủ đầu tư thường là người bỏ nguồn vốn ban đầu để thiết kế, thi công và xây dựng văn phòng. Khi công trình đã hoàn thiện, họ sẽ bắt đầu các hoạt động mua bán, cho thuê văn phòng, chuyển nhượng, môi giới và giao dịch bất động sản.

Thị trường và tầm quan trọng của việc hiểu rõ quy định khi thuê văn phòng hiện nay

Thị trường cho thuê văn phòng làm việc tại Việt Nam hiện nay, đặc biệt là ở TP.HCM đang phát triển sôi động với đa dạng mọi phân khúc từ văn phòng hạng A cao cấp đến các văn phòng giá rẻ hay văn phòng chia sẻ. Nhu cầu đi thuê văn phòng cũng tăng mạnh cùng với sự mở rộng của các doanh nghiệp cả trong và ngoài nước, tạo nên môi trường cạnh tranh và nhiều lựa chọn hơn cho khách hàng.

Việc hiểu rõ pháp lý quy định về cho thuê văn phòng sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro thường gặp về hợp đồng, các chi phí phát sinh, tranh chấp quyền lợi và nhiều vấn đề pháp lý khác. Nắm vững quy định pháp luật về cho thuê văn phòng không chỉ bảo vệ quyền lợi cho bên đi thuê mà còn hỗ trợ quan hệ hợp tác minh bạch, bền vững giữa các bên liên quan.

Cho thuê văn phòng có phải thành lập doanh nghiệp?

Theo Luật Kinh doanh bất động sản 2014, việc cho thuê văn phòng được xếp là nhóm ngành nghề kinh doanh có điều kiện, nghĩa là việc cho thuê văn phòng thường xuyên thì phải thành lập doanh nghiệp và tuân thủ theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên trong một vài trường hợp quy định về cho thuê văn phòng không bắt buộc thành lập, bao gồm:

- Những người bán, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê hoặc mua bất động sản không nhằm kinh doanh dự án hay có kinh doanh dự án nhưng tổng vốn đầu tư không quá 20 tỷ đồng (không gồm chi phí sử dụng đất).

- Những tổ chức chuyển nhượng quyền sử dụng đất, bán nhà, các công trình xây dựng do phá sản, giải thể hoặc chia tách.

- Các tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài, những công ty quản lý tài sản (AMC, VAMC) cùng các bên khác chuyển nhượng quyền sử dụng đất, bán dự án, nhà, công trình đang bảo lãnh, thế chấp để thu hồi nợ.

- Tổ chức, hộ gia đình, các cá nhân bán đất, nhà, công trình xây dựng để xử lý tài sản theo quyết định của tòa án hoặc các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Tổng hợp các quy định cho thuê văn phòng theo pháp luật hiện hành

Với mục tiêu đảm bảo sự minh bạch cũng như công bằng trong mọi giao dịch, những quy định về cho thuê văn phòng pháp lý được đưa ra để bảo vệ quyền lợi của cả bên đi thuê và bên cho thuê

Điều kiện về vốn điều lệ kinh doanh cho thuê văn phòng

Theo như Luật Doanh Nghiệp 2005, quy định về vốn pháp định đối với các doanh nghiệp đã và đang kinh doanh dịch vụ cho thuê văn phòng cụ thể:

Điều 1: Các cá nhân, tổ chức kinh doanh bất động sản phải thành lập doanh nghiệp hoặc hợp tác xã (gọi chung là doanh nghiệp) có vốn pháp định không được thấp hơn 20.000.000.000 VNĐ, trừ những trường hợp theo quy định tại Điều 2 của khoản này.

Điều 2: Các tổ chức, hộ gia đình, cá nhân cho thuê, chuyển nhượng, bán, cho thuê mua bất động sản với quy mô nhỏ, không thường xuyên thì phải thành lập doanh nghiệp và kê khai nộp thuế theo đúng quy định của pháp luật.

Khi ra Luật Doanh nghiệp năm 2014, quy định về số vốn pháp định hiện đã được gỡ bỏ. Các doanh nghiệp không phải chứng minh vốn khi đăng ký ngành nghề tuy nhiên vẫn phải duy trì mức vốn tối thiểu bằng với vốn điều lệ trong quá trình kinh doanh.

Quy định của pháp luật về cho thuê văn phòng

Theo quy định của pháp luật thì giữa 2 bên cho thuê và thuê cần thoả thuận với nhau về các quy định, yêu cầu, điều khoản cũng như nghĩa vụ của mỗi bên trong quá trình hợp tác. Quá trình này thường được chuẩn hoá bằng hợp đồng cho thuê văn phòng và được sự thỏa thuận, đồng ý của cả hai bên. Hợp đồng chính là cơ sở pháp lý để hai bên thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình đối với bên còn lại và hợp đồng cũng là căn cứ để xử lý khi xảy ra tranh chấp.

Quy định PCCC đối với văn phòng cho thuê

Theo khoản 3, điều 5 tại Luật Phòng Cháy Chữa Cháy (PCCC) có sửa đổi và bổ sung năm 2013 về quy định phòng cháy chữa cháy tại văn phòng như sau:

Văn phòng cho thuê phải đảm bảo các tiêu chuẩn về PCCC theo quy định, bao gồm trang bị đầy đủ trang thiết bị gồm hệ thống báo cháy tự động, bình chữa cháy và có lối thoát hiểm khi xảy ra sự cố cháy nổ, v.v.

Lắp đặt các thiết bị PCCC và bảng quy định về PCCC phù hợp trong khu vực cho thuê.

Thủ tục pháp lý cần có khi cho thuê văn phòng

Để đảm bảo các giao dịch cho thuê diễn ra hợp pháp và minh bạch thì các bên cần thực hiện đầy đủ mọi thủ tục pháp lý quy định về thuê văn phòng sau đây.

Lập hợp đồng cho thuê văn phòng

Quy định về hợp đồng cho thuê văn phòng là văn bản ghi lại sự thỏa thuận tự nguyện giữa các bên trong giao dịch. Nội dung của hợp đồng phải nêu rõ quyền lợi, trách nhiệm cũng như nghĩa vụ mà các bên cần thực hiện. Thông thường hợp đồng sẽ được lập dưới sự chứng kiến của bên thứ ba uy tín như luật sư hoặc các đơn vị môi giới cho thuê nhà chuyên nghiệp. Hình thức của hợp đồng có thể linh hoạt nhưng vẫn phải đảm bảo đầy đủ nội dung cơ bản như:

- Thông tin và địa chỉ của các bên cho thuê và bên thuê, gồm có: họ tên, số điện thoại, địa chỉ liên hệ và số CMND/CCCD.

- Ngày lập bản hợp đồng và thời hạn hiệu lực, ghi rõ thời gian bắt đầu và kết thúc của hợp đồng.

- Mọi điều khoản liên quan đến cơ sở vật chất, bao gồm các trang thiết bị đi kèm, tình trạng hiện tại và diện tích sử dụng thực tế của văn phòng.

- Điều khoản thanh toán, các quy định cụ thể về mức giá cho thuê, thời hạn và hình thức thanh.

- Thể hiện chi tiết các dịch vụ đi kèm khác như: Phí bảo trì hệ thống và cơ sở vật chất, vệ sinh, phí sử dụng điện, nước, internet,… những phí này phải được nêu rõ về đơn giá phải thanh toán.

- Điều khoản xác định trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên liên quan trường hợp vi phạm hợp đồng bao gồm: Hướng xử lý cụ thể, điều kiện chấm dứt hợp đồng cũng như nghĩa vụ bồi thường thiệt hại nếu gây tổn thất cho bên còn lại.

- Phải có chữ ký xác nhận của bên cho thuê, bên thuê và bên thứ 3 liên quan đến giao dịch.

- Quy định về phạm vi sử dụng về diện tích sử dụng, phân chia rõ ràng không gian riêng của bên thuê, không gian sử dụng chung và các khu vực hạn chế sử dụng.

- Diện tích sử dụng là cơ sở cần được làm rõ khi ký kết hợp đồng thuê văn phòng, điều này giúp bạn đánh giá chính xác chi phí trên mỗi mét vuông cũng như quyền sử dụng thực tế.

Hiện nay diện tích văn phòng thường được tính theo hai cách phổ biến:

+ Diện tích Net: Là diện tích sàn thực tế mà bên thuê được phép sử dụng, không gồm các khu vực công cộng như hành lang, khu vệ sinh hay khu vực tiếp khách...

+ Diện tích Gross: Là tổng diện tích bao gồm cả phần diện tích sử dụng thực tế (net) cộng với phần diện tích sử dụng chung như sảnh, hành lang, thang máy, nhà vệ sinh...

Tuy nhiên doanh nghiệp hiện nay có thể tính diện tích văn phòng thuê dựa trên số lượng nhân sự, cụ thể:

Điều khoản về các chi phí thuê văn phòng

Trong hợp đồng quy định tiền thuê văn phòng, ngoài những chi phí thuê cố định hàng tháng thì cần đề cập rõ ràng các chi phí dịch vụ đi kèm như:

Các điều khoản về chi phí khi thuê văn phòng

- Phí quản lý: Bao gồm các dịch vụ của tòa nhà cung cấp như bảo vệ, lễ tân và dịch vụ vệ sinh.

- Chi phí điện, nước và Internet: Được tính theo mức sử dụng thực tế dựa trên đồng hồ riêng mà doanh nghiệp bạn đã sử dụng trong tháng đó.

- Các tiện ích khác: Có thể là phí thuê phòng họp, khu vực tiếp khách, bãi đổ xe,… các tiện ích có thể được tòa nhà miễn phí, số khác tính phí theo giờ hoặc số lần sử dụng (tùy vào quy định của tòa nhà).

Thời gian thuê văn phòng

Trước khi ký, bên thuê sẽ đề cập vấn đề thuê văn phòng trong thời gian bao lâu, tùy vào kế hoạch kinh doanh sẽ có từng mốc thời gian thuê như sau:

- Thời hạn ngắn hạn: Từ 3 tháng hoặc 6 tháng.

- Thời hạn trung hạn: 1 năm hoặc 2 năm.

- Thời hạn dài hạn: Trên 2 năm.

Việc xác định rõ về thời hạn thuê sẽ giúp các doanh nghiệp lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả và tránh những tranh chấp không đáng có.

Chothuenha.com.vn – Trang web kết nối cho thuê văn phòng uy tín số 1 Việt Nam

Chothuenha.com.vn tự hào là nền tảng trực tuyến hàng đầu, chuyên cung cấp thông tin và kết nối người đi thuê với các chủ văn phòng uy tín. Với thông tin cập nhật nhanh chóng, chúng tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ các bạn dễ dàng tìm kiếm văn phòng phù hợp với nhu cầu và ngân sách. Đặc biệt, Chothuenha.com.vn cam kết đăng tải mọi thông tin cho thuê chính chủ, bảo đảm tính minh bạch tuyệt đối và an toàn trong giao dịch. Chothuenha.com.vn là lựa chọn tin cậy cho những doanh nghiệp đang tìm kiếm không gian làm việc chuyên nghiệp và chất lượng cùng các dịch vụ hỗ trợ toàn diện từ tư vấn đến ký kết hợp đồng.

Kết luận

Cho thuê văn phòng là một ngành nghề đầy tiềm năng tại Việt Nam, tuy nhiên cũng đi kèm với những rủi ro nhất định. Dù bạn là chủ đầu tư cho thuê hay doanh nghiệp đi thuê, việc trang bị cho mình những kiến thức pháp lý về quy định về cho thuê văn phòng cần thiết sẽ giúp bạn chủ động hơn trong mọi tình huống, đồng thời hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh. Hy vọng rằng những thông tin mà Chothuenha.com.vn cập nhật trong bài viết sẽ là cẩm nang hữu ích, giúp bạn tự tin hơn khi tham gia vào thị trường cho thuê văn phòng.

Chothuenha.com.vn kênh thông tin số 1 chuyên cung cấp dịch vụ rao vặt bất động sản đặc biệt hoạt động mạnh ở lĩnh vực nhà cho thuê. Bên cạnh đó là dịch vụ tư vấn và hỗ trợ tìm nhà nhanh chóng cho khách hàng đúng với nhu cầu. 
Nếu có nhu cầu đăng tin cho thuê hay tìm thuê nhà hoặc bất cứ thắc mắc nào, có thể liên hệ ngay địa chỉ bên dưới đây để được hỗ trợ:
Thông tin liên hệ:
Địa chỉ: Lầu 2, Tòa nhà 402 Huỳnh Văn Bánh, Phường 13, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Hotline: 07 699 699 28
Website: https://chothuenha.com.vn
Email: marketing@chothuenha.com.vn

Xem thêm: 7 lưu ý khi cho thuê văn phòng thực tế nhất định phải lưu ngay

Kim Yên