7 lưu ý khi cho thuê văn phòng thực tế nhất định phải lưu ngay

Việc cho thuê nhà làm văn phòng, cho thuê văn phòng đang trở thành xu hướng kinh doanh phổ biến tại Việt Nam, đặc biệt là ở các thành phố lớn như Hà Nội và TP.HCM. Nhiều chủ sở hữu bất động sản đang tìm kiếm cơ hội tăng doanh thu từ hình thức kinh doanh này. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ các nguyên tắc và chiến lược hiệu quả để tối ưu hóa lợi nhuận và giảm thiểu rủi ro. Trong bài viết hôm nay, hãy cùng Chothuenha.com.vn tìm hiểu các khía cạnh quan trọng, đáng lưu ý trong việc cho thuê văn phòng, cũng như các lưu ý khi cho thuê văn phòng trong xu thế thời đại.

Xu hướng phát triển của thị trường kinh doanh văn phòng cho thuê năm 2025

Dựa trên nhiều ghi chép, phân tích thị trường gần đây, làn sóng khởi nghiệp đang có xu hướng phát triển triển mạnh mẽ. Kéo theo nhu cầu thuê văn phòng ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ tăng trưởng đáng kể trong giai đoạn này.

Hiện nay, có rất nhiều công ty mới mọc lên, khiến nhu cầu thuê văn phòng trở nên rất cao, đặc biệt tại các thành phố lớn. Thông thường, văn phòng cho thuê cần phải nằm ở những mặt tiền đường lớn hoặc các địa chỉ dễ tìm và xe ô tô có thể vào được tận nơi.

Thị trường văn phòng cho thuê đang chứng kiến nhiều xu hướng mới, trong đó nổi bật nhất là:

- Không gian làm việc linh hoạt: Các văn phòng hiện đại thiết kế theo hướng dễ dàng thay đổi và điều chỉnh theo nhu cầu sử dụng

- Văn phòng xanh: Ngày càng nhiều tòa nhà văn phòng áp dụng tiêu chuẩn thân thiện với môi trường, sử dụng vật liệu bền vững và tiết kiệm năng lượng

- Văn phòng thông minh: Tích hợp công nghệ tự động hóa và hệ thống quản lý thông minh nhằm tối ưu hóa trải nghiệm người dùng

- Co-working space: Mô hình không gian làm việc chung tiếp tục phát triển, đáp ứng nhu cầu của các startup và doanh nghiệp nhỏ

Dự báo trong 1-2 năm tới, thị trường văn phòng cho thuê sẽ tiếp tục tăng trưởng. Giá thuê văn phòng tại các vị trí đắc địa ở trung tâm dự kiến tăng từ 5-10% mỗi năm. Nhu cầu về văn phòng hạng A và B tại các khu vực trung tâm vẫn duy trì ở mức cao. Các khu văn phòng vệ tinh sẽ phát triển nhanh chóng, giảm áp lực cho khu vực trung tâm. Mô hình kết hợp giữa không gian làm việc và các tiện ích sinh hoạt sẽ được ưa chuộng hơn.

Tổng hợp 7 lưu ý khi cho thuê văn phòng bắt buộc cần nắm

1. Pháp lý và giấy tờ

Yếu tố pháp lý luôn là nền tảng quan trọng nhất khi tham gia vào lĩnh vực cho thuê văn phòng. Khi kinh doanh cho thuê văn phòng mọi người cần chuẩn bị các giấy tờ liên quan như giấy tờ, chứng từ hợp pháp, sổ đỏ, sổ hồng, các chứng nhận PCCC liên quan. Đảm bảo tính pháp lý của văn phòng cho thuê sẽ là yếu tố then chốt giúp mọi người thuận lợi hơn khi cho thuê văn phòng.

2. Định giá phù hợp

Việc xác định mức giá phù hợp vừa đảm bảo lợi nhuận vừa có tính cạnh tranh là một trong những yếu tố quyết định thành công của hoạt động cho thuê văn phòng. Để xác định được mức giá thuê cạnh tranh, mọi người cần nghiên cứu kỹ thị trường cùng giá cho thuê tại các khu vực lân cận. Hãy dành thời gian để đánh giá chính xác giá trị bất động sản của mọi người dựa trên vị trí, diện tích cũng như tiện ích đi kèm. Sau đó tính toán các khoản đầu tư ban đầu, chi phí vận hành khấu hao, cùng mức lợi nhuận mong muốn để đưa ra mức giá thuê văn phòng cạnh tranh. Việc xác định đúng giá thị trường sẽ giúp mọi người không đưa ra mức giá quá cao hoặc quá thấp cũng như nắm được các biến động giá trong từng thời điểm.

Bên cạnh đó, tùy theo thời điểm và khách hàng, mọi người cũng có thể giảm giá cho hợp đồng dài hạn (2 năm) để tăng tỉ lệ chốt văn phòng cho thuê. Cân nhắc điều chỉnh giá theo mùa, trong trường hợp thị trường có tính mùa vụ, chẳng hạn mùa xuân thì các doanh nghiệp có xu hướng mở rộng quy mô kinh doanh nên nhu cầu tìm văn phòng rộng rãi hơn cũng được đặt lên hàng đầu.

3. Cơ sở vật chất và tiện ích

Chất lượng cơ sở vật chất và tiện ích đi kèm là yếu tố quan trọng quyết định khả năng thu hút và giữ chân khách thuê trong dài hạn. Chính vì thế, việc đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất và hệ thống tiện ích là điều không thể thiếu. Cân nhắc đến việc thiết kế không gian mở hiện đại, trang bị hệ thống điều hòa, ánh sáng đạt chuẩn để đảm bảo trải nghiệm thuê của khách hàng ở mức tốt nhất.

Ngoài ra một số tiện ích đi kèm như hệ thống internet, ổ điện, điện dự phòng, bãi đỗ xe, thang máy, khu vực tiếp khách,... cũng là các yếu tố mà khách thuê văn phòng sẽ cân nhắc nhiều khi lựa chọn.

4. Hợp đồng cho thuê chặt chẽ

Hợp đồng cho thuê văn phòng cần được soạn thảo cẩn thận để bảo vệ quyền lợi của cả hai bên và tránh những tranh chấp không đáng có trong tương lai. Các thông tin cần có bao gồm:

- Thông tin chi tiết về hai bên (chủ nhà và bên thuê)

- Mô tả chi tiết về mặt bằng cho thuê (diện tích, vị trí, trang thiết bị đi kèm)

- Thời hạn thuê và điều kiện gia hạn

- Giá thuê, phương thức thanh toán

- Quy định về bảo trì, sửa chữa

- Quy định về chấm dứt hợp đồng

Bên cạnh đó, hợp đồng cũng cần quy định rõ ràng về đặt cọc và các khoản thanh toán, mức đặt cọc thông thường là 2 - 3 tháng tiền thuê, chu kỳ thanh toán tiền thuê, phương thức thanh toán cũng như các điều kiện sẽ được hoàn trả tiền cọc. Hãy quy định rõ ràng các trường hợp được tính là vi phạm hợp đồng, phương án xử lý mà mức phạt để tránh phát sinh tranh chấp không đáng có sau này.

5. Xác định tệp khách hàng hướng đến

Hiểu được khách hàng, xác định rõ nét chân dung khách hàng là một trong những yếu tố cốt lõi giúp mọi người tối ưu hóa được quy trình, không gian của văn phòng cho thuê. Từ đó gia tăng tỉ lệ chốt đơn trong kinh doanh.

Một số phân khúc khách hàng tiềm năng trong lĩnh vực cho thuê văn phòng mà mọi người có thể tham khảo:

- Doanh nghiệp startup & SMEs (vừa và nhỏ): Nhóm khách hàng này sẽ ưu tiên các loại văn phòng có diện tích vừa phải, hoặc các đơn vị cho thuê văn phòng theo tầng.

- Doanh nghiệp global, doanh nghiệp nước ngoài, có quy mô lớn: Họ thường nhắm đến các tòa nhà nguyên căn cho thuê làm văn phòng để đảm bảo dễ quản lý cũng như hoạt động kinh doanh được xuyên suốt hơn. Bên cạnh đó vấn đề cơ sở vật chất và vị trí địa lý cũng là một trong các yếu tố được cân nhắc.

6. Có phương pháp Marketing hiệu quả

Hãy tận dụng các kênh truyền thông để mở rộng phạm vi tìm kiếm khách hàng, đặc biệt là trong giai đoạn thị trường cho thuê văn phòng đang cạnh tranh khốc liệt. Lựa chọn các nền tảng rao tin bất động sản uy tín như website, hội nhóm,... Chẳng hạn như Chothuenha.com.vn, đây là nền tảng thông tin trong lĩnh vực chuyên về bất động sản cho thuê. Mọi người hoàn toàn có thể tự thao tác đăng tin cho thuê các loại hình khác nhau như cho thuê nhà nguyên căn, cho thuê văn phòng, cho thuê kho xưởng hoặc tìm đọc các tin tức ngành để hiểu rõ thị trường hơn.

7. Quản lý vận hành chuyên nghiệp

Hệ thống quản lý vận hành chuyên nghiệp sẽ giúp tối ưu hóa chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng sự hài lòng của khách thuê. Tốt nhất là xây dựng mô hình vận hành, quản lý với đội ngũ chuyên nghiệp theo một quy trình chuẩn. Luôn luôn lắng nghe và phản hồi nhanh chóng các yêu cầu, thắc mắc từ khách hàng.

Kinh nghiệm kinh doanh văn phòng cho thuê

Thiết kế văn phòng thu hút khách thuê

Một không gian văn phòng được thiết kế khoa học và hiện đại sẽ là lợi thế cạnh tranh lớn trên thị trường.

Một số lưu ý về thiết kế:

- Trang bị nội thất phù hợp với môi trường văn phòng chuyên nghiệp

- Sử dụng cửa kính để tạo không gian thông thoáng, tận dụng ánh sáng tự nhiên

- Thiết kế theo concept không gian mở, dễ dàng điều chỉnh theo nhu cầu

- Đảm bảo không gian làm việc thoải mái, chuẩn các yếu tố công thái học (ergonomic), tức là sự tiện lợi của người sử dụng phải được đặt lên hàng đầu

- Bố trí khu vực nghỉ ngơi, thư giãn cho nhân viên

- Tối ưu hóa hệ thống âm thanh và ánh sáng theo tiêu chuẩn

Đảm bảo dòng tiền ổn định

Việc cho thuê văn phòng mang lại nguồn thu nhập đều đặn hàng tháng, nhưng cần có chiến lược để đảm bảo dòng tiền ổn định:

- Ưu tiên ký hợp đồng dài hạn (từ 2-3 năm) để giảm thiểu thời gian trống

- Xem xét kỹ lưỡng năng lực tài chính của khách thuê trước khi ký hợp đồng

- Yêu cầu khách thuê cung cấp đầy đủ giấy tờ pháp lý chứng minh hoạt động kinh doanh hợp pháp

- Thiết lập chính sách thanh toán linh hoạt nhưng chặt chẽ

Quản lý rủi ro hiệu quả

Để giảm thiểu các rủi ro có thể phát sinh, chủ sở hữu văn phòng cho thuê nên:

- Duy trì một khoản dự phòng (khoảng 3-6 tháng chi phí vận hành) để xử lý các tình huống bất ngờ

- Mua bảo hiểm tòa nhà và trách nhiệm dân sự

- Xây dựng mạng lưới khách hàng tiềm năng để giảm thiểu thời gian trống khi có khách rời đi

- Thiết lập điều khoản bảo vệ trong hợp đồng cho các trường hợp khách thuê chấm dứt sớm

Trên đây là 7 lưu ý khi cho thuê văn phòng quan trọng mà bạn cần nắm vững để đảm bảo thành công trong lĩnh vực này. Việc cho thuê văn phòng không chỉ đơn thuần là cho thuê một không gian làm việc, mà còn là cung cấp một môi trường kinh doanh thuận lợi cho khách hàng. Hy vọng với những thông tin bổ ích mà Chothuenha.com.vn, mọi người sẽ hoàn thiện được dịch vụ cho thuê văn phòng của mình.

Chothuenha.com.vn kênh thông tin số 1 chuyên cung cấp dịch vụ rao vặt bất động sản đặc biệt hoạt động mạnh ở lĩnh vực nhà cho thuê. Bên cạnh đó là dịch vụ tư vấn và hỗ trợ tìm nhà nhanh chóng cho khách hàng đúng với nhu cầu. 
Nếu có nhu cầu đăng tin cho thuê hay tìm thuê nhà hoặc bất cứ thắc mắc nào, có thể liên hệ ngay địa chỉ bên dưới đây để được hỗ trợ:
Thông tin liên hệ:
Địa chỉ: Lầu 2, Tòa nhà 402 Huỳnh Văn Bánh, Phường 13, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Hotline: 07 699 699 28
Website: https://chothuenha.com.vn
Email: marketing@chothuenha.com.vn

Xem thêm: 10 Kinh nghiệm cho thuê tòa nhà văn phòng nhất định phải biết

Kim Yên